Få bättre struktur på kontoret

Ett kontor är mer än bara en arbetsplats för många. Det är den centrala delen av arbetslivet och kräver därför att en ordentlig struktur för att man ska kunna vara effektiv. Vägen till detta behöver inte vara svår, men det gäller att lägga ned lite tid och energi på att skapa en bra struktur.

Dålig struktur kan lätt leda till ineffektivitet under arbetstiden. Och när tid är pengar kan det ju vara motiverade för detta arbete att tänka på de pengar man i längden slösar genom att aldrig ta sig tiden att förbättra strukturen.

Arbetet borde börja med det mest grundläggande: en organiserad arbetsplats. Ett skrivbord kan lätt bli stökigt om man inte ser till att hålla ordning på alla element. Allt som ligger framme på skrivbordet tar upp plats och man måste kunna rättfärdiga varför något ligger framme istället för i en låda, i en in- eller utkorg, uppe på en hylla eller någon annanstans runtomkring en. För att något ska få stå framme hela tiden måste det också vara något som används väldigt ofta.

Att städa upp efter varje arbetsdag är ett bra sätt att bibehålla denna ordning. Lämna endast kvar saker som faktiskt används i det nuvarande arbetet och kommer att se användning den kommande dagen också. Se till att varje sak har sin plats och lägg tillbaka dem efter användning.

Strukturen går dock även vidare från själva arbetsytan och in i arbetsrutinerna. Genom att strukturera upp sin arbetsdag kan man minska risken för en del arbetsrelaterad stress. Ett av de enklaste sätten är att kontinuerligt hålla reda på vad som ska göras vilken dag. Detta inkluderar självfallet saker som möten men även allt annat tidsberoende, som exempelvis deadlines, som dyker upp under arbetet. Och medan det blir mer och mer vanligt att hålla reda på dessa sker genom program på datorn eller appar i mobilen finns det fortfarande ett värde av att även ha denna information tillgängligt på ett mer lågteknologiskt vis.