Att planera en konferens – Steg att ta för att göra det enkelt.

Det finns en mängd olika sätt att gå tillväga när man ska ordna en konferens men dessa enkla steg hjälper dig att se till att göra det så enkelt som möjligt och för att se till att det blir så få överraskningar som möjligt.

Planera

Börja planera långt innan konferensen ska äga rum för att se till att alla närvarande har tid att ordna med resor och annat. Många ställen som hyr ut konferenslokaler behöver även bokas ett par veckor eller ibland månader i förväg beroende på hur populär just den platsen är. Tidig planering och en tydlig checklista ser även till att du har gott om tid att hitta lösningar om problem uppstår.

Delegering

Har du fått ansvaret om att planera en konferens? Var inte rädd för att delegera uppgifterna . Om ni är en grupp människor som planerar konferensen så får ni fler perspektiv på saker än om en enskild person planerar allting själv.

Välj plats

När det gäller att välja plats så finns det ett par saker att ha i åtanke så som hur många personer som kommer, läget på platsen, parkering och närhet till kollektivtrafik. Målet är att hitta en plats som ser till att alla får plats men som även är lätt att ta sig till. Oftast så är det hotell som erbjuder konferenslokaler men i vissa städer så erbjuds konferenslokaler direkt på flygplatsen. Den sortens konferenslokaler är perfekt om man har folk som kommer från olika delar av landet för att delta i konferensen.

Ha en genomgång

Ha gärna en genomgång när det mesta av konferensen är planerad för att se till att det inte blir några överraskningar. Träffa de anställda på platsen där ni ska har konferens för att se till att allt är som planerat och gå igenom några sista detaljer om det finns några.